Duuersin hankkeessa luotiin pohja ratkaisulle, joka parantaa ja vauhdittaa ison urakan tarjouspyyntöprosessia. 

Mihin etsittiin ratkaisua? 

Isoissa urakoissa alihankinta ja lisätyö tuottavat suuren määrän tarjouspyyntöjä ja tarjouksia, joiden laadussa, vertailtavuudessa ja läpimenoprosentissa on huomattavaa parantamisen varaa. Kokeiluhankkeen päätavoitteena oli luoda ja validoida pohja ratkaisulle, joka parantaa laatua ja vauhdittaa tarjouspyyntöprosessia.

Tavoite: uusien työtapojen mahdollistaminen 

Hankkeen aikana validoitiin ja määrällistettiin asiakkaan saama lisäarvo prototyyppien avulla. Tavoitteena oli mahdollistaa uusien työ- ja toimintatapojen muodostuminen, parantaa yrityksen tuottavuutta sekä tehdä tilaa uusille ratkaisuille ja yrityksen kehittämiselle vapauttamalla aikaa kuormittavista prosesseista.

Mitä hankkeessa tehtiin?

Hanke toteutettiin suunnitelman mukaisesti aikaisempaan kokemukseen perustuen. Toteutus tapahtui mahdollisimman aidossa toimintaympäristössä prototyyppien avulla simuloiden. Hankkeen pilottina toimi Työmaapalvelut Express Oy yhdessä kymmenen toimittajansa kanssa. Toimijat edustivat eri toimialoja, olivat erikokoisia ja digitalisoitumisen eri vaiheissa. 

Esivalmisteluina rekrytoitiin Työmaapalvelu Express Oy:n alihankkijaverkostosta kattava otos osallistumaan viiden päivän Google-sprintin eri vaiheisiin, aikataulutettiin sprintti ja tehtiin hankesuunnitelman tarkennus eli sprintin kuvaus. Seuraavat yritykset osallistuivat sprintin haastatteluihin ja testaukseen: Työmaapalvelu Express Oy, Helsingin Kurottajapalvelut Oy, Raxan Oy, Link Accounts Oy, Faktory Oy, Löbö Oy, Finn-Tech Finland Oy, Smilepalvelut Oy ja EMS Consulting Oy.

Kenelle tästä on hyötyä? 

Tarjouspyyntöprosessiin osallistuville yrityksille. Tavoitteena oli luoda ratkaisu, joka parantaa ja vauhdittaa prosessin laatua. 

Mitä tuloksia kokeilu tuotti? 

Opimme hakkeesta seuraavat asiat: 1) Alalla puitesopimukset ovat yleinen tapa toimia. Sopimuksia tarkistetaan ja vertaillaan vastaamalla pitkälle yksilöityyn tarjouspyyntöön ja usein neuvottelemalla kasvotusten. 2) Varsinaisen puitesopimuksen jälkeen tilausten vahvistaminen on usein hyvinkin nopeatempoista. 3) Tarjouspyynnöt voivat olla hyvinkin laajoja ja yksityiskohtaisia, mikä tekee niiden vakioinnista haastavaa nykyisillä toimintamalleilla. Toimintamallien muuttaminen saattaa olla pitkä prosessi, johon liittyy muun muassa lainsäädäntö. 4) Terminologia vaihtelee toimialoittain, ja niiden sisälläkin löytyy eroja, jotka saattavat aiheuttaa väärinkäsityksiä.

Hankkeen myötä saimme lisävahvistusta siihen, että Duuersin nykyinen tuotekehityssuunta on oikea ja itse asiassa ratkaisee jo haasteltujen yritysten isoimmat ongelmat tarjoustyöskentelyssä. Päätimme olla jatkamatta kokeiluhanketta pidemmälle, sillä kokeilu saavutti tavoitteensa validoimaan, että myös tarjouspyyntötyöskentelyssä alihankkijoiden kanssa on huomattavasti parantamisen varaa ja tarjouspyyntötyökalu tulee vain täydentämään olemassa olevaa Duuersin ratkaisua. Yksinään tarjouspyyntötyökalu olisi liiketoiminnallisesti haastava, sillä se ei tulisi ratkaisemaan tarjoustyöskentelyyn liittyvää laajempaa problematiikkaa.