Hollolan kunnan kokeilussa digitoitiin rakennuslupatiedot ja luotiin massadigitoinnin malli kuntien tarpeisiin.

Mihin etsittiin ratkaisua?

Kunnissa on valtavasti rakennuksiin liittyvää tietoa paperiarkistoissa. Paperille arkistoidun tiedon käyttöarvo on heikko ja heikkenee vuosien saatossa edelleen. Rakennuksiin liittyvä tieto on toisaalta kysyttyä, sillä sitä tarvitsevat niin kunnan asiakkaat kuin kunnan omat toimijatkin.

Tavoite: rakennustiedot helposti käyttöön

Sähköisessä muodossa oleva aineisto on kunnan ja sen asiakkaiden kannalta huomattavasti käyttökelpoisempaa kuin paperiarkistossa säilytettävä tieto. Kokeilun avulla oli tarkoitus selvittää rakennusvalvonnan tietojen massadigitoinnin käyttökelpoisuutta.

Mitä hankkeessa tehtiin?

Kokeilussa siirrettiin digitaaliseen muotoon ennalta määrätty osa Hollolan kunnan rakennusvalvonnan aineistoja. Digitointi ostettiin ulkopuoliselta toimijalta. Paperimuotoiset dokumentit skannattiin sähköiseen muotoon pysyvän säilyttämisen vaatimukset huomioiden.

Hankkeessa selvitettiin myös digitoidun aineiston käsittelyä niin, että lupa-aineisto saadaan lajiteltua pysyvien rakennustunnusten alle käyttökelpoiseen muotoon. Tarkastelun perusteella ei vielä löytynyt menetelmiä, joilla tiedon vastaavuus voidaan kohdistaa automaattisesti kaikkeen arkistoituun aineistoon. Tietojen kohdistamisen tarkastelua jatketaan vielä hankkeen päättymisen jälkeen.

Kenelle tästä on hyötyä?

Hollolan kunnalle, Hollolan kunnan asiakkaille ja kaikille Suomen kunnille, joilla on paperiarkistoissa rakennusvalvonnan tietoa.

Mitä tuloksia kokeilu tuotti?

Hankkeessa testattiin massadigitoinnin menetelmää, jota voidaan jatkossa soveltaa Hollolassa kaiken rakennusvalvontatiedon digitointiin. Digitoitu aineisto on rakennusvalvonnan käytettävissä päivittäisessä työssä ja arkistoitavissa, kun sähköinen arkistointi otetaan kunnassa käyttöön. 

Koe-erän perusteella saatiin tärkeää lisätietoa ja kokemusta laajemman digitointityön suunnittelua ja toteutusta varten. Hankkeessa saadun tiedon pohjalta voidaan skaalata kokeilun tuloksia käyttöön myös valtakunnallisesti.