Uusi Kaupunki Kollektiivin kehityshankkeessa tuotiin yhteen nuorten suunnittelutoimistojen voimavarat, kun resurssien jakamiseen kehitettiin uusi älykäs digialusta. 

Mihin etsittiin ratkaisua?

Kun suunnittelutyö moninaistuu, tarvitaan laaja valikoima työkaluja. Näiden työkalujen tulisi olla ketterästi ja joustavasti myös pienten suunnittelutoimistojen käytettävissä. Tässä Uusi Kaupunki Backoffice - Suunnittelutoimisto palveluna -hankkeessa kehitettiin älykäs digitaalialustaa, jolla jaetaan resursseja ja yrityksen pyörittämisen palveluja. Tällainen backoffice tarjoaa aloittaville yrityksille selkänojan, ja mahdollistaa kasvavien suurempien jäsenyritysten resurssien tasaamisen.

Uusi Kaupunki Kollektiivi Oy on rakennusalan nuorten suunnittelutoimistojen perustama verkostoyritys. UK:n osakkaina on tällä hetkellä kymmenen kasvavaa yritystä, joissa työskentelee yhteensä yli 60 rakennusalan osaajaa.

Tavoite: Pienyritykset kasvuun ja kansainvälistymään

Uusi Kaupunki Backoffice – Suunnittelutoimisto palveluna -hanke tavoitteli resurssien tehokasta jakamista suunnittelijaverkoston ja digialustan avulla. Tavoitteenamme oli pienyritysten tuottavuus ja kasvu, suunnittelun parempi laatu ja jatkossa myös suunnittelun tehokkaampi vienti ulkomaille. Uusi Kaupunki on yritysverkosto, joka jakaa resursseja kuten suuryritys mutta toimii yhtä ketterästi kuin freelancer.

UK on toiminut vuodesta 2013 uudistaen rakennusalan toimintatapoja: olemme myyneet kunnille jo yli 50 vuorovaikutteista suunnittelusprinttiä ympäri Suomen. Nopeat suunnittelutapahtumat ovat tuoneet osakasyrityksille jatkotyötä sekä arvokkaan osaajaverkoston. 

UK tarjoaa jäsenverkostolleen jatkossa konsulttitoimiston infraa.

Mitä hankkeessa tehtiin?

Hankkeessa kehitettiin UK Backofficen digitaalinen alusta kolmessa vaiheessa: tunnustelu-, kehitys- ja pilottivaiheessa. Tunnustelu- ja kehitysvaiheet toteutettiin vuonna 2017, pilotointi ja alustan julkaisu vuonna 2018. Palvelun nimeksi annettiin Arkkitehtitoimistojen resurssipankki. 

Tunnusteluvaiheessa tehtiin tarvekartoitusta ja selvitettiin asiakasverkostoa Uusi Kaupunki Kollektiivin sisäisellä online-kyselyllä ja julkisella kehitystyöpajalla. Näissä toistuvasti esiin nostetut kysymykset olivat: Mitä haluaisit tulevaisuudessa UK-verkostolta? Millainen arkkitehdin ja asiakkaan rooli voisi olla tulevaisuudessa?

Yritysverkosto myös koottiin some-ryhmäksi, joka vaihtoi tietoa ja esitti toiveita Backofficen kehittämiseksi. Tunnusteluvaiheessa hankittiin projektityöntekijä ja analysoitiin kyselyn ja työpajan tulokset. 

Kehitysvaiheessa kartoitettiin erilaisia vaihtoehtoja teknisen työkalun toteuttamiseksi ja luotiin realistinen kuva siitä, mitä hyötyjä erilaiset työkalut tuottaisivat. Tässä vaiheessa tutustuttiin Helsingin kaupungin Varaamo-järjestelmään, joka tarjoaa avoimen lähdekoodin käytettäväksi, ja tehtiin varausalustan "demo". Varaamo-järjestelmään ei kuitenkaan päädytty lopullisessa toteutuksessa. 

Alustan julkaisussa yhteistyökumppanina oli Arkkitehtitoimistojen liitto, jonka sivuille resurssipankki on linkitetty. Palvelua myös markkinoidaan yhteistyössä Arkkitehtitoimistojen liiton kanssa.

 

Kenelle tästä on hyötyä?

Hankkeessa julkaistusta resurssipankista hyötyvät kaikki Uusi Kaupunki Kollektiivi Oy:n jäsenyritykset ja myös muut suunnittelutoimistot. Pankki on avoin ja ilmaiseksi käytettävissä.

 

Mitä tuloksia kokeilu tuotti?

Hankeen lopputuote on Arkkitehtitoimistojen resurssipankki, joka on ilmainen ja avoimesti käytettävissä. Resurssipankin tulevaisuus riippuu siitä, kuinka aktiivisesti toimistot ottavat sen käyttöönsä. Hankkeella on kolmen vuoden tarkkailujakso, jonka aikana resurssipankista viestitään aktiivisesti ja arvioidaan sen toimivuutta.