Hankkeessa kokeiltiin, miten huoltopyynnöt saadaan kulkemaan tehokkaasti kiinteistön omistajan ja huoltopalveluyrittäjän järjestelmien välillä.

Mihin etsittiin ratkaisua?

Kiinteistöjä omistavat ja hallinnoivat tahot ja huoltopalvelutuottajat käyttävät kukin itse valitsemaansa sovellusta huoltopyyntöjen hallintaan. Kun huolto ulkoistetaan, sovellusten käyttö aiheuttaa yleisen pulman: käytetäänkö  kiinteistön omistajan vai huoltopalvelijan järjestelmää – vai molempia? Yleensä molemmat järjestelmät jäävät käyttöön, jolloin tilanne ratkaistaan joko integroimalla järjestelmät tai syöttämällä data käsin järjestelmästä toiseen. 

Integraatiot ovat usein lisäkustannus palveluntarjoajalle. Lisäksi työn hyödyt menevät hukkaan, jos palveluntarjoaja vaihtuu uuden kilpailutuksen myötä.

Tavoite: Huoltopyynnöt kulkemaan järjestelmien välillä

Hankkeessa tavoiteltiin huoltopyyntöjen eli transaktioiden parempaa kulkua järjestelmien välillä. Tavoitteena oli rakentaa yleinen tapa välittää kiinteistöalan palvelupyyntöjä järjestelmien välillä ja selvittää tällaisen järjestelmän hyödyt ja kustannustehokkuus. 

Pilottihanke on osa laajempaa Lassila & Tikanojan, ServiceFow:n ja CGI:n konsortion Kiinteistöhuollon toimialan ekosysteemistä Round Table -kokonaisuutta.

Mitä hankkeessa tehtiin?

Hankkeessa pilotoitiin ”operaatorimalli” työpyyntöjen välityksestä. 

Ensin tehtiin markkinaselvitys järjestelmän mahdollisista merkittävistä käyttäjistä ja arvio näiden huoltopyyntövolyymeista. Sitten omistajat ja palveluntarjoajat kutsuttiin keskustelemaan, miten tieto palvelupyynnöistä kulkee ja pohdittiin parannuskeinoja.

Tämän jälkeen suoritettiin tekninen testi, jossa käytettiin CGI:n kiinteistöhallintajärjestelmää, Service-Flow:n välitysalustaa sekä Lassila & Tikanojan palveluntarjoaja-järjestelmää ja kuvattiin ratkaisu. Osallistujilta kerättiin palautetta haastattelemalla.

Kenelle tästä on hyötyä?

Kokeilusta on hyötyä kiinteistöjä omistavalle ja hallinnoiva taholle sekä huoltopalvelutoimittajille. 

Mitä tuloksia kokeilu tuotti?

Pilottihanke tuotti tarkempaa tietoa siitä, miten huoltopyyntöjen välitys toimisi kiinteistöhuollon eri toimijoiden välillä. Kokeilussa tehtiin selvitys todellisen alustan rakentamisesta, sen tuomista kustannussäästöistä ja hinnoittelusta. Lopputuloksena arvioitiin, että järjestelmästä tulisi kannattava jo kolmella palveluntarjoajajalla + kolmella omistajalla.