TH Yrityspalvelujen hankkeessa parannettiin remonttiprojektien tiedonhallintaa. Digitaalisen työkalun avulla kaikki osapuolet pysyvät paremmin kärryillä aikatauluista, muutoksista ja kustannuksista.

Mihin etsittiin ratkaisua?

Korjausrakentamisen alalla on paljon pieniä ja keskisuuria yrityksiä, joilla ei ole digitaalisia työkaluja useiden remonttiprojektien tehokkaaseen hallinnointiin. Sopimukset muutoksineen, työn aikataulutus, viestintä asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa etenkin muutostilanteissa, mahdolliset riitatilanteet sekä dokumentointi vievät liikaa aikaa tuottavalta tekemiseltä. Tämän vuoksi viestintä ja dokumentointi jäävätkin usein kokonaan tekemättä tai hoituvat korkeintaan välttävästi. Osapuolten on vaikea pysyä kärryillä siitä, missä mennään, miksi ja paljonko kaikki lopulta maksaa.

Tavoite: tieto kulkemaan helposti ja nopeasti

Hankkeen tavoitteena oli toteuttaa remonttiprojektien “whatsapp” eli digitaalinen palvelualusta, joka helpottaisi viestintää urakan osapuolten välillä ja samalla dokumentoi remonttiprojektit asianmukaisesti ja läpinäkyvästi. Digitaalisen työkalun avulla tieto remonttiprojektien kulusta kulkee nopeasti kuva- ja tekstimuodossa, eikä erillistä työmaapalaveria, sähköpostia tai puhelinsoittoa tarvita.
 
Korjausrakentajien ja urakoitsijoiden työ tehostuu huomattavasti, kun useiden eri projektien dokumentaatio ja kommunikointi hoituvat yhdestä paikasta selkeästi projektikohtaisesti eriteltynä. Ei siis tarvita enää sähköposteja ja puhelinsoittoja, joista on haastavaa tietää, mihin projektiin ne kulloinkin liittyvät. Asiakkaille ei tarvitse erikseen kirjoittaa raportteja, kun työn toteutuksesta voi lähettää kuvaa ja tekstiä palveluun nopeasti ja yksinkertaisesti.
 
Myös isännöitsijöiden, taloyhtiöiden ja kiinteistön omistajien on helpompi hallita ja seurata urakkaa sekä tehdä päätöksiä, kun ennakoimattomat tai yllättävät tilanteet ja niiden kustannukset tulevat tietoon nopeasti. Kaikki kommunikaatio ja tehdyt päätökset tallentuvat automaattisesti myöhempää auditointia varten. Tehdyt remontit tulevat asianmukaisesti dokumentoiduiksi ja tieto myös säilyy paikassa, josta se on milloin tahansa helposti saatavilla.
 
Kansallisella tasolla tavoitteena oli parantaa korjausrakentamisen työn tuottavuutta merkittävästi. Avoimuuden kautta myös harmaa talous ja vilppi vähenevät.

Mitä hankkeessa tehtiin?

TH Yrityispalvelut toteutti tuotekehityskumppaninsa Kompozure Oy:n kanssa palvelualustan, joka keskittää projektit yhteen digitaaliseen työkaluun. Siinä yhdistyvät sopimus, aikataulutus, kommunikointi, seuranta ja hyväksynnät sekä työnaikainen dokumentointi. Palvelualustan käyttöä oli tarkoitus testata pilottiasiakkaan sekä heidän valitsemiensa taloyhtiöiden ja urakoitsijoiden kanssa sekä kerätä testaamisesta kokemuksia ja palautetta jatkoa varten.

Kun palvelua lähdettiin toteuttamaan, käyttäjäpalautteesta selvisi pian, että se vaati jonkin verran lisäkehittelyä. Palveluun lisättiin tarjouksenaikainen dokumentointi ja kommunikointi. Hankkeen edetessä havaittiin myös, että eri rooleissa toimiville käyttäjille oli lisättävä eritasoisia käyttöoikeuksia ja näkymiä. Lisätyöt viivästyttivät aikataulua, minkä vuoksi palvelun pilotointia aidossa käyttötilanteessa ei päästy aloittamaan suunnitellusti hankeajan puitteissa. Muutokset olivat kuitenkin palvelun toimivuuden kannalta välttämättömiä.

Kenelle tästä on hyötyä?

Korjausrakentajille, urakoitsijoille ja heidän aliurakoitsijoilleen sekä asiakkaille eli isännöitsijöille, taloyhtiöiden hallituksille ja kiinteistön omistajille. Hankkeen seuraavassa vaiheessa toteutettava yleisesti julkaistava versio palvelualustasta hyödyttäisi kaikkia asuntoaan remontoivia.

Mitä tuloksia kokeilu tuotti?

Yhteistyökumppaneiden ja tulevien pilotoijien demoihin perustuvan palautteen perusteella kaikki osapuolet odottivat innolla ensimmäisten remonttiprojektien käynnistymistä Remonttiprojektien Whatsappin tukemana. Hankkeen aikataulun ylittymisestä huolimatta palvelu testataan vielä aidossa remonttiprojektissa, kerätään kokemuksia ja raportoidaan tuloksista. Mikäli palvelu osoittautuu toimivaksi, se kaupallistetaan lyhyemmällä, selkeällä ja suomenkielisellä nimellä työtilaus.fi.